Gérer l’arrivée d’un nouveau salarié

Gérer l’arrivée d’un nouveau salarié

Aujourd’hui Noémie Provost nous explique comment gérer l’accueil et l’intégration d’un nouveau salarié dans son entreprise.

Les recrutements « râtés » sont nombreux et très coûteux. Dans la plupart des cas, la faute est reportée sur le recrutement en tant que tel. Il est alors admis que l’organisation a fait erreur dans la sélection du candidat. Pourtant, recruter un profil qui correspond aux besoins multidimensionnels actuels et futurs ne suffit pas pour fidéliser. Car l’enjeu dépend de plusieurs variables, essentielles dans les phases d’accueil et d’intégration.

 

Anticiper pour accueillir

Préparer…

Contrairement aux croyances du plus grand nombre, l’arrivée du nouveau salarié se prépare avant le jour de son entrée dans l’entreprise. La majeure partie du travail se réalise bien amont.

L’accueil correspond à la mise en place de l’environnement de travail nécessaire au salarié. Cet environnement englobe différents aspects légaux, organisationnels, matériels. Ainsi, sur un plan RH, il est indispensable d’établir le contrat de travail et de réaliser la DPAE avant l’arrivée. Divers autres aspects liés à l’administration du personnel doivent également être mis en œuvre. Côté matériel, il va de soit que le nouveau salarié du tertiaire doit a minima posséder bureau, fauteuil, ordinateur et fournitures. Mais le délais entre un devis et l’arrivée d’un poste est parfois long. De même que la création des comptes de messagerie, accès au serveurs et autres bases de données. Bien connaitre le fonctionnement de ses process et de ses prestataires est alors essentiel. Enfin, l’information est primordiale. Ne jamais oublier de bien briefer son équipe sur la personne arrivante et son activité, mettre à jour les répertoires et documents !

… l’arrivée du nouveau salarié

Fort de cette préparation, vous pourrez accueillir sereinement votre nouveau collègue. La convivialité, le professionnalisme et la disponibilité constitueront des aspects essentiels pour démarrer une relation professionnelle de qualité. Le recruteur se doit aller au-delà de ses obligations et démontrer que le salarié est attendu. Il ne s’agit pas seulement de respecter les différentes obligations légales. Le choix peut-être fait de constituer un kit contenant différents documents pratiques et institutionnels pour une assimilation plus rapide du contexte professionnel.

De la même manière, transmettre trombinoscope, plan des locaux et répertoire facilitera grandement un repérage rapide des personnes et des lieux. Enfin, si l’employeur souhaite insister sur la dimension de santé/sécurité au travail, le DU et des outils peuvent être distribués. Evidemment, l’objectif est de donner une image au plus proche de la réalité professionnelle dans laquelle le nouvel arrivant va s’inscrire. Réduire les décalages entre attentes et réalités permettra de prévenir les désillusions.

Intégrer pour fidéliser

Accompagner une transition…

Passer de l’accueil à l’intégration, c’est faire le pas entre l’individuel et le collectif. C’est passer du formalisme à la dimension culturelle. C’est aussi basculer du technico-pratique au politique. Un travail sur le plan RH est donc nécessaire pour accompagner cette transition. La socialisation organisationnelle s’opère évidemment dans le temps : si elle doit être enclenchée rapidement, il faut néanmoins la faire perdurer. Car d’une part elle présente un enjeu économique en essayant de rendre le salarié opérationnel le plus rapidement possible. Et d’autre part elle doit permettre à ce dernier de connaitre, comprendre et donc mieux assimiler les logiques institutionnelles.

Différents moyens peuvent être mobilisés. Sur un plan RH, les rapports d’étonnement et le tutorat sont plébiscités. Ils favorisent ajustements et apprentissages tout en révélant la culture d’entreprise. En fonction des contextes, un parcours de découverte est également souhaitable. Au sein des équipes sur place ou sur d’autres sites, il donnera une vision globale de l’activité et du fonctionnement de l’organisation. Il permettra par ailleurs au salarié de mieux appréhender les relations avec ses collaborateurs. Mais comme toujours le mot d’ordre est l’adaptation. Chaque organisation requiert la mise en place de moyens ajustés. Et la durée de la période d’intégration pourra varier selon chaque salarié… Car ce dernier a également un rôle à jouer pour favoriser sa propre intégration !

… pour garantir engagement et fidélisation

Ces phases d’accueil et d’intégration permettent au salarié de trouver sa place dans l’organisation. Familiarisé avec son environnement, au clair sur sa place et son rôle, il s’insère alors aisément dans son nouveau job. Et c’est important ! D’autant plus pour les jeunes, qui ont une attente forte sur ce point. Car en comprenant le système, ils ont la capacité de se positionner. Ce qui donne du sens à leur action et constitue un facteur motivationnel indéniable.

A vous de jouer !

Noémie PROVOST

Les propos exprimés n’engagent que l’auteur

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