La gestion des congés
Les congés en club de vacances

La gestion des congés

En théorie, les congés payés sont très simples à gérer car soumis à un encadrement strict. Néanmoins, dans la pratique, cette thématique soulève beaucoup plus de questionnements.

A l’approche de la saison estivale, parfois difficile à gérer, Cube RH vous propose quelques clés pour éviter le casse-tête organisationnel.

Les entreprises concernées

Pour des raisons d’ordre économique ou encore de gestion, certaines entreprises jugent préférable de fermer leurs portes périodiquement. Ainsi, tous les salariés sont soumis à une période de congés commune. Cette dernière ne peut cependant pas excéder les 24 jours ouvrables et doit leur permettre à minima de poser 12 jours consécutifs. A savoir que la période de congés principale intervient du 1er mai au 31 octobre.

Cependant, si vous ne faites pas partie de ces entreprises, vous devez faire face à la complexité de la pose de congés de vos collaborateurs. Car, c’est bien connu, les salariés veulent souvent poser leurs congés en même temps. Alors comment (ré)agir afin de ne pas vous sentir pris au dépourvu? Quelles solutions s’offrent à vous?

Les conseils pour une gestion plus préventive

Informez l’ensemble de vos collaborateurs

Afin d’anticiper quelques difficultés procédurales, calculez en amont les droits acquis par les salariés. Puis, en accord avec la réglementation voire si possible en amont, prévenez-les de l’ouverture de la période de prise de congés. L’affichage dans l’entreprise est suffisant mais vous pouvez améliorer la circulation de l’information en mettant en place d’autres outils et supports de communication.

Impliquez les managers et salariés

En tant que gestionnaire de la fonction Ressources Humaines, vous allez parfois devoir trancher. Dans un premier temps et pour éviter toute forme de conflit qui surviendrait dans un rapport de force hiérarchique, nous vous conseillons de laisser les salariés s’accorder entre eux. Bien entendu, les managers doivent les aiguiller en fixant quelques règles simples telles que l’interdiction de poser en même temps que ses collègues ou encore privilégier les périodes creuses. Les managers de proximité ont aussi un rôle à jouer dans le rappel régulier des compteurs et des différents soldes de leurs équipes.

Favorisez la transparence

Mais, si un conflit intervient, l’employeur se doit de prendre le relai. Ainsi, il est primordial de garder à l’esprit l’ordre des départs fixé avec les délégués du personnel. Plusieurs critères peuvent alors être considérés tels que la situation familiale, l’ancienneté ou encore le multi-salariat.

Exemple de méthode responsabilisante

Souvent confrontés au retard de certains collaborateurs dans la pose de congés, vous pouvez initier de nouvelles règles comme celle de traiter les demandes que si celles-ci sont totales. Ainsi, les salariés auront tendance à se responsabiliser entre eux, trouver des terrains d’entente et tenir les délais. De plus, cela vous permettra de contourner l’argument “premier arrivé, premier servi” puisque vous traiterez l’ensemble des demandes simultanément.

Quels conseils pour les salariés?

Projetez-vous, même si cela peut parfois vous paraître compliqué. Cela vous mettra à l’abri du stress et de l’incertitude le moment venu.

Prévoyez l’imprévu. Gardez quelques congés de côtés en vue de contretemps : un enfant malade, une grève des transports,… tout peut arriver.

Soldez vos congés avant le 31 mai sous peine de perdre vos droits acquis.

Posez vos vacances en avance plutôt qu’en retard. Effectivement, c’est l’employeur qui a le rôle d’arbitre. Ainsi, il pourra vous refuser votre congés. Néanmoins si vous vous y prenez suffisamment à l’avance, l’employeur aura un mois pour vous faire part de son approbation ou refus. Au sujet de ce dernier, il lui faudra alors vous fournir une justification – pic d’activité, … Tandis que si vous vous y prenez en retard, il aura le droit de refuser sans même vous devoir d’explication.

Vérifiez si l’entreprise impose certains congés. Dans le cas de figure où l’entreprise ferme, vos congés vous seront décomptés automatiquement. Alors, gare à ne pas exploser votre compteur.

Enfin, le départ en vacances imminent, préparez-vous à la déconnexion.

Quelques chiffres

L’organisme Lucca a réalisé en 2016 une enquête auprès de 1000 sociétés et il s’avérait que seulement 2% des demandes de congés avaient été rejetées.

Légalement, l’entreprise décide du planning de congés payés pour 4 semaines sur 5. Mais, en réalité, la pose de ces derniers résulte d’un arrangement entre salariés et managers.

Vous avez des questions?

A combien de jours de congés payés ouvrons-nous droit chaque mois?

En principe 2.5 jours ouvrables par mois. En effet, chaque mois, vous ouvrez de nouveaux droits. Ces derniers sont calculés en fonction de votre travail effectif dans l’entreprise et dans la limite de 30 jours ouvrables par an. Néanmoins, vous pouvez augmenter ce seuil en cumulant des RTT.

Quel est la différence notable entre jours ouvrés, ouvrables et calendaires?

Une semaine quelconque – sans jour férié, comprend 5 jours ouvrés, 6 jours ouvrables et 7 jours calendaires. Les jours ouvrés correspondent aux jours normalement travaillés en entreprise, sauf cas particulier. C’est-à-dire du lundi matin au vendredi soir. Les jours ouvrables comptent quant à eux l’ensemble des jours de la semaine excepté le jour de repos hebdomadaire. Enfin, les jours calendaires représentent les jours de la semaine tels que vous pouvez les voir sur un calendrier – du lundi au dimanche.

Comment acquérir des RTT?

Les RTT se calculent en fonction des heures supplémentaires. Ainsi, lorsque vous effectuez des heures supplémentaires mais que celles-ci ne sont pas rémunérées par votre employeur, vous acquérez des jours de Réduction du Temps de Travail – RTT. Nous parlons ici d’un système “d’acquisition” qui comptabilisent les heures travaillés au-delà du plafond légal de 35 heures par semaine.

Est-il possible de donner des jours de congés à un de ses collègues?

La réponse est oui. Vous êtes tout à fait en droit de concéder vos jours de repos. En revanche, la loi délimite cette pratique puisque vous devez vous garantir un minima de 24 jours de repos – congés et RTT compris. Ainsi, les droits acquis au delà peuvent faire l’objet d’une donation.

Si nous n’avons pas répondu à l’ensemble de vos interrogations, n’hésitez pas à nous envoyer un message. Nous nous ferons un plaisir d’y répondre dans les plus brefs délais.

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